Zu viele Sonderlösungen
Das alte System war über Jahre gewachsen — mit unzähligen Anpassungen, Sonderlogiken und individuellen Wegen. Was einmal geholfen hat, wurde zunehmend zur Bremse.
Friedrich Niemann
Von schwerer Serververwaltung zur leichten All-in-One-Cloud-Version
Die Friedrich Niemann GmbH & Co. KG ist im Norden Deutschlands breit aufgestellt: Verkauf, Vermietung und Service rund um Baumaschinen, Werkzeuge, Holzbearbeitung und Betriebseinrichtung. Seit über 100 Jahren steht das Familienunternehmen für verlässliche Unterstützung rund um professionelle Bauprojekte und eine durchdachte Logistikausstattung.
Mit über 350 Mitarbeiter*innen an mehreren Standorten, von Kiel über Rostock bis Hamburg und Berlin, ist das Unternehmen nah an seinen Kund*innen. Der Anspruch ist klar: Bei Friedrich Niemann bekommt man alles aus einer Hand. Oder wie es Jonas Niemann, einer der vier Geschäftsführer formuliert: „Wir liefern alles. Vom Nagel bis zum Kran.“
Doch mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Komplexität im Hintergrund. Und irgendwann wurde klar: Das bestehende ERP-System kann da nicht mehr mithalten.
Mit über 350 Mitarbeiter*innen an mehreren Standorten, von Kiel über Rostock bis Hamburg und Berlin, ist das Unternehmen nah an seinen Kund*innen. Der Anspruch ist klar: Bei Friedrich Niemann bekommt man alles aus einer Hand. Oder wie es Jonas Niemann, einer der vier Geschäftsführer formuliert: „Wir liefern alles. Vom Nagel bis zum Kran.“
Doch mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Komplexität im Hintergrund. Und irgendwann wurde klar: Das bestehende ERP-System kann da nicht mehr mithalten.
DMS 365
Rental 365
Mobile Service 365
„Seitdem wir TRASER DMS 365 nutzen, hatten wir keinen einzigen Ausfall mehr. Zuvor waren mindestens 3–5 Stunden die Woche davon betroffen.“
Jonas Niemann
Geschäftsführer, FN Friedrich Niemann
Die Ausgangslage
Was nicht passt, wird passend gemacht. Oder kaputtgebastelt.
Über viele Jahre hatte sich Friedrich Niemann ein ERP-System aufgebaut, das extrem nah an den eigenen Prozessen war. Basierend auf Microsoft Dynamics NAV, erweitert um etliche Anpassungen, Sonderlogiken und Zusatzlösungen.
„Wir hatten am Ende unzählige Anpassungen im System. Das war komplett auf uns zugeschnitten. Aber eben auch komplett verbaut.“
Was lange ein Vorteil war, kippte zunehmend ins Gegenteil.
Im Alltag zeigte sich das ganz konkret: Bestände stimmten nicht zuverlässig, Ware wurde doppelt bestellt oder war nicht auffindbar. Im Service fehlten Teile, was zu Verzögerungen führte. Viele Mitarbeiter*innen arbeiteten parallel in Excel oder sogar auf Papier, weil das System nicht mehr die nötige Transparenz bot.
Im Alltag zeigte sich das ganz konkret: Bestände stimmten nicht zuverlässig, Ware wurde doppelt bestellt oder war nicht auffindbar. Im Service fehlten Teile, was zu Verzögerungen führte. Viele Mitarbeiter*innen arbeiteten parallel in Excel oder sogar auf Papier, weil das System nicht mehr die nötige Transparenz bot.
„Es gab einfach kein Vertrauen mehr in die Zahlen. Und wenn du deinen Zahlen nicht vertraust, kannst du dein Unternehmen nicht transparent steuern.“
Dazu kamen technische Probleme: steigende Kosten für Server und Wartung, sinkende Performance und regelmäßige Ausfälle. Updates wurden immer schwieriger und damit auch jede Weiterentwicklung.
„Irgendwann war klar: So können wir nicht weitermachen. Das bremst uns aus. Im Alltag und in der Zukunft.“
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann ist es Zeit, darüber zu sprechen.
Herausforderungen
Was waren die Kernprobleme?
Kein Vertrauen in die Zahlen
Im alten System stimmten Bestände nicht zuverlässig, Auswertungen waren unsicher und Entscheidungen wurden schwieriger. Ohne belastbare Daten fehlt die Grundlage für klare Steuerung.
Fehlende Transparenz im Alltag
Ware wurde doppelt bestellt, war nicht auffindbar oder fehlte im Service. Das kostete Zeit, Nerven und bremste operative Abläufe aus.
Excel und Papier als Notlösung
Weil das alte System nicht genug Klarheit bot, entstanden parallele Listen und manuelle Umwege. Informationen lagen verteilt statt zentral im System.
Technik am Limit
Server, Wartung, Performance und Ausfälle wurden immer mehr zur Belastung. Statt den Alltag zu erleichtern, zog die alte Systemlandschaft Ressourcen.
Updates als Risiko
Jede Weiterentwicklung wurde komplizierter. Das alte System war so verbaut, dass Zukunftsfähigkeit nur noch schwer möglich war.
Die Entscheidung und Einführung
Standardisierung statt Sonderlösung
Bevor ein weiteres Update folgte, entschied sich Friedrich Niemann bewusst für einen Neuanfang auf der, wie Jonas Niemann treffend beschreibt, „grünen Wiese“. Eine moderne, cloudbasierte ERP-Lösung, die stabil läuft, Prozesse vereinheitlicht und das Unternehmen langfristig trägt.
Mit der Einführung von TRASER DMS 365 auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud sollten gleich mehrere Ziele erreicht werden:
„Wir wollten bewusst zurück zum Standard. Weg von diesen ganzen Sonderlösungen hin zu etwas, das einfach funktioniert.“
Gleichzeitig ging es um mehr als Technik. Das Unternehmen wollte sich strategisch neu aufstellen und die Basis für die nächsten Jahrzehnte legen.
„Unser Anspruch ist, ein digitaler Vorreiter in unserer Branche zu sein. Dafür brauchst du ein System, das mit dir wächst – nicht eines, das dich ausbremst.“
Die Entscheidung und Einführung
Warum TRASER Software?
Ausschlaggebend für die Entscheidung war vor allem das Zusammenspiel aus Lösung und Partnerschaft.
Zum einen die Branchenexpertise: Prozesse rund um Maschinen, Vermietung und Service waren nicht neu zu erklären. Zum anderen der Ansatz, mit einer bestehenden, erprobten Lösung zu arbeiten, statt wieder bei null anzufangen.
Zum einen die Branchenexpertise: Prozesse rund um Maschinen, Vermietung und Service waren nicht neu zu erklären. Zum anderen der Ansatz, mit einer bestehenden, erprobten Lösung zu arbeiten, statt wieder bei null anzufangen.
„Wir wollten keinen Partner mehr, der sagt: ‚Das programmieren wir euch alles neu.‘ Das hatten wir schon. Wir wollten etwas, das funktioniert.“
Gleichzeitig spielte auch die Nähe eine Rolle. Fachlich wie geografisch.
Sie suchen keinen Programmierer für Sonderwege, sondern einen Partner, der Ihre Branche versteht?
„Die Zusammenarbeit war von Anfang an auf Augenhöhe. Unsere Ansprechpartner*innen von TRASER konnten spontan auch mal vorbeikommen, wenn es die Situation erforderte. Man konnte Dinge direkt ansprechen, diskutieren und gemeinsam Lösungen finden.“
Jonas Niemann
Geschäftsführer, FN Friedrich Niemann
Die Entscheidung und Einführung
Ein echter Veränderungsprozess
Die Einführung war ein tiefgreifender Veränderungsprozess im Unternehmen. Gemeinsam mit TRASER Software wurden bestehende Arbeitsabläufe nicht einfach übernommen, sondern hinterfragt, neu gedacht und – wo nötig – vereinfacht.
Analyse
Workshops
Testmigration
Schulungen
Parallel dazu wurde im Unternehmen intensiv daran gearbeitet, die Mitarbeiter*innen mitzunehmen. Es gab Schulungen, Testumgebungen und bewusst freigeräumte Zeit, um sich mit dem neuen System auseinanderzusetzen.
Natürlich lief nicht alles reibungslos. Es gab Unsicherheiten, Rückfragen, oder auch Frustmomente. Gerade in einem Unternehmen dieser Größe ist es eine Herausforderung, alle gleichzeitig abzuholen.
„So ein Projekt hat Höhen und Tiefen. Aber wichtig ist, dass man dranbleibt und dass alle in die gleiche Richtung arbeiten. Mit TRASER Software an unserer Seite ist es uns hervorragend gelungen.“
Im direkten Austausch und mit einem Team vor Ort wurde der Go-Live intensiv begleitet. Und dann kam der Moment, auf den alles hinauslief.
„Am Tag des Go-Lives konnten wir direkt Rechnungen schreiben. Das System lief. Das war schon ein starkes Gefühl.“
Jonas Niemann
Geschäftsführer, FN Friedrich Niemann
Ergebnis und Fazit
Mehr Struktur, mehr Stabilität
Mit der Einführung von TRASER DMS 365 hat sich vor allem eines verändert: die Art, wie im Unternehmen gearbeitet wird.
Früher arbeiteten Standorte und Abteilungen teilweise unterschiedlich. Heute sorgen standardisierte Prozesse für einheitliche Abläufe.
Das neue Rechte- und Rollensystem sorgt für Struktur und Sicherheit im Arbeitsalltag.
Klare Zuständigkeiten
Weniger Fehlerquellen
Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen
Auch technisch hat sich die Situation deutlich verbessert:
Keine regelmäßigen Systemausfälle mehr
Deutlich bessere Performance
Wegfall der eigenen anfälligen Serverinfrastruktur
Das Ergebnis: weniger Unterbrechungen und mehr Fokus aufs Tagesgeschäft.
Ein entscheidender Punkt für den Projekterfolg war die enge Zusammenarbeit während der gesamten Einführung. Von der ersten Analyse über die Prozessdefinition bis hin zum Go-Live wurde gemeinsam gearbeitet, getestet und optimiert.
Bestände stimmen. Zahlen sind belastbar. Prozesse sind klar definiert. Gerade in operativen Bereichen macht sich das sofort bemerkbar: Kund*innen erhalten ihre Ware schneller, Serviceprozesse laufen reibungsloser und Abstimmungen sind deutlich einfacher geworden.
Sie möchten aus gewachsenen Strukturen verlässliche Abläufe machen?
„Heute haben wir Vertrauen in unsere Daten. Wir haben jetzt ein System, das uns nicht mehr ausbremst, sondern uns nach vorn bringt. Und das verändert alles.“
Jonas Niemann
Geschäftsführer, FN Friedrich Niemann
Nutzen, was möglich ist!
Sie möchten wissen, was TRASER Software für Sie möglich macht und welche Produktbausteine sich für Ihre Anforderungen am besten eignen? Dafür sind wir da!
Nutzen Sie unsere Branchenexpertise und Projekterfahrung für eine unverbindliche Erstberatung und – wenn Sie mögen – für Ihren nächsten digitalen Schritt. Wir sind gerne für Sie da!